為貫徹落實深辦發(fā)〔2004〕17號和深府辦〔2006〕72號文精神，加強對社會化管理企業(yè)退休人員人事檔案的規(guī)范管理，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

    一、檔案的交接

    企業(yè)在移交退休人員人事檔案前，應(yīng)按有關(guān)人事檔案的管理要求，將檔案材料歸類整理、裝袋封口，并在封口處填寫日期加蓋單位騎縫章后再移交。街道保障事務(wù)所應(yīng)按上述規(guī)定進行查驗，符合要求的予以接收。

    二、檔案的管理

    區(qū)檔案局負責對轄區(qū)社會化管理企業(yè)退休人員人事檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導；街道勞動保障事務(wù)所負責社會化管理企業(yè)退休人員人事檔案的接收、暫存、轉(zhuǎn)遞工作；區(qū)一級企業(yè)退休人員人事檔案管理單位負責檔案的保管和提供利用服務(wù)。

    （一）街道辦事處要建立符合有關(guān)標準的專門檔案室，面積按照每千卷不少于10平方米的標準安排，統(tǒng)一使用檔案柜，配備正式工作人員專人管理。工作制度要上墻，加強安全保密工作，防止檔案的遺失和泄密。強化檔案管理中的"九防"措施，以防事故的發(fā)生。

    街道勞動保障事務(wù)所要按有關(guān)規(guī)定認真履行人事檔案管理的工作職責，街道一級原則上不提供檔案的利用服務(wù)。接檔后不拆封，用全市統(tǒng)一的《市企業(yè)移交社會化管理服務(wù)退休人員人事檔案袋》封存，按要求用黑墨水筆填寫封面的內(nèi)容，在封口處填寫接檔日期，用街道勞動保障事務(wù)所的專用章蓋騎縫章，并開具《深圳市企業(yè)退休人員社會化管理檔案收件回執(zhí)》。

    街道勞動保障事務(wù)所按各區(qū)規(guī)定的期限將退休人員人事檔案轉(zhuǎn)遞到區(qū)一級指定存放的檔案保管單位。人事檔案一般在街道存放不應(yīng)超過一個月，如企業(yè)一次性移交批量大，應(yīng)及時轉(zhuǎn)遞到區(qū)一級存放點保管。

    （二）區(qū)一級企業(yè)退休人員檔案管理單位要按照國家《檔案法》、《深圳經(jīng)濟特區(qū)檔案與文件收集利用條例》的規(guī)定，做好企業(yè)退休人員人事檔案的保存和管理，并做好轄區(qū)內(nèi)街道一級檔案接收人員的業(yè)務(wù)指導工作，及企業(yè)退休人員人事檔案的保管、統(tǒng)計和利用服務(wù)工作。

    三、檔案的轉(zhuǎn)遞

    社會化管理企業(yè)退休人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞，要按機要交通規(guī)定來完成，一般由專人專車取送，并做好審查、清點、登記、簽收等工作，以備查考。

    四、檔案的利用

    退休人員及親屬不允許查閱、借出其本人的人事檔案。單位因工作需要查閱、借用檔案的，查閱人或借檔人與檔案管理人員應(yīng)對檔案材料進行認真清點登記，并雙方簽字確認后方可查閱、借用。

    （一）因工作需要查閱退休人員檔案，須憑單位介紹信，經(jīng)檔案管理單位負責人批準后，填寫查閱登記表，由管理人員取出檔案后在閱檔室查閱。

    （二）退休人員檔案一般不準借出，特殊情況憑單位介紹信和借閱報告，經(jīng)檔案管理單位負責人批準，嚴格履行有關(guān)手續(xù)后方可借出，并限期歸還。借檔人歸還檔案時，管理人員要當場進行審查核對，如發(fā)現(xiàn)問題須立即追查并報告領(lǐng)導，積極采取措施減少損失。

    （三）經(jīng)檔案管理單位負責人批準抄錄、復制、復印的材料，由管理人員核實無誤后，加蓋檔案證明專用章和"經(jīng)核實與原件相符"印章。

    （四）各區(qū)企業(yè)退休人員檔案管理單位應(yīng)制定檔案查閱、外借管理制度。查閱、外借檔案必須嚴格遵守保密制度和有關(guān)規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評，直至紀律處分；觸犯的，追究其法律責任。

    五、檔案的保密

    （一）檔案工作人員必須嚴格執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，在公共場所不得隨意談?wù)摍n案中有關(guān)機密事項。

    （二）任何人不得擅自攜帶檔案外出或到家中翻閱。

    （三）檔案工作人員必須嚴守保密制度，不得和親友或無關(guān)人員泄密檔案機密。

    （四）未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準任何人不得擅自復印或拍照檔案。

    （五）一旦發(fā)現(xiàn)泄露現(xiàn)象或檔案被盜、丟失，檔案工作人員應(yīng)立即向上級有關(guān)部門進行匯報，并主動提供線索，采取措施及時挽回損失。

    附件：

    1.企業(yè)退休人員檔案管理單位工作職責

    2.檔案庫管理工作人員的崗位職責

    3.檔案保管制度

    4.檔案保密制度

    5.檔案的鑒定銷毀制度

    6.檔案庫房管理規(guī)定

    附件1：

    企業(yè)退休人員檔案管理單位工作職責

    一、接收、鑒別、整理、保管企業(yè)退休人員人事檔案。

    二、辦理人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

    三、為有關(guān)部門提供社會化管理的企業(yè)退休人員情況。

    四、做好人事檔案的安全、保密、保護工作。

    五、辦理其它涉及檔案的有關(guān)事項。

    附件2：

    檔案庫管理工作人員的崗位職責

    一、堅持四項基本原則，積極宣傳貫徹執(zhí)行《檔案法》。

    二、嚴格執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，防止檔案的損失，鉆研本職業(yè)務(wù)，把檔案的自然損壞率降到最低限度。

    三、不定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向上級匯報，采取補救措施，確保檔案的完整無損。

    四、做好檔案統(tǒng)計，及時、準確地對收進、轉(zhuǎn)出等情況進行統(tǒng)計，年終進行檔案的全面檢查統(tǒng)計。

    五、嚴格落實檔案管理防盜、防火、防盜、防塵、防霉、防蟲、防光、防鼠的"七防"措施，防止一切事故發(fā)生。

    六、保持庫內(nèi)環(huán)境整潔，堅持日擦拭、周掃除、月清潔的衛(wèi)生制度。

    附件3：

    檔案保管制度

    一、檔案庫內(nèi)的檔案要分門別類，科學系統(tǒng)地排列，擺放整齊，檔案編號統(tǒng)一，以便檔案流動利用管理。

    二、每季對檔案進行一次全面檢查，認真做好登記，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導匯報，解決并采取補救措施，確保檔案的完整無損。

    三、努力學習和改進檔案的保護技術(shù)，對損壞和字跡退色的檔案，及時進行修補和復制。

    四、檔案裝具質(zhì)量必須符合檔案保管要求，不得隨意使用偽劣的檔案裝具。

    五、檔案人員調(diào)動時，認真細致的做好檔案移交工作，有完備的移交手續(xù)，交接時逐卷校對，發(fā)現(xiàn)問題分清責任，逐級上報。

    附件4：

    檔案保密制度

    一、檔案工作人員必須嚴格執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，在公共場所不能隨意談?wù)摍n案中有關(guān)機密事項。

    二、任何人不得擅自攜帶檔案外出或到家中翻閱。

    三、檔案工作人員必須嚴守保密制度，不得和親友或無關(guān)人員泄漏檔案機密。

    四、未經(jīng)領(lǐng)導批準任何人不得擅自復印或拍照檔案。

    五、一旦發(fā)現(xiàn)泄密現(xiàn)象或檔案被盜，損壞，檔案工作人員應(yīng)立即向領(lǐng)導進行匯報，并主動提供線索，采取措施及時挽回損失。

    附件5：

    檔案的鑒定銷毀制度

    一、定期對超過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀，未經(jīng)鑒定和批準一律不準銷毀任何檔案。

    二、鑒定檔案必須由檔案部門和有關(guān)部門組成鑒定小組，共同進行鑒定和提出存毀意見。

    三、對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊一式兩份，寫出書面報告，經(jīng)檔案主管部門批準方可銷毀。

    四、對批準銷毀的檔案，除特殊情況外，一般應(yīng)緩期一年執(zhí)行，銷毀時應(yīng)指定兩人負責監(jiān)銷，防止檔案損失和泄密，銷毀人要在銷毀清冊上簽名，并注明"已銷毀"字樣和銷毀日期。

    五、銷毀清冊要作為永久案卷保存。

    附件6：

    檔案庫房管理規(guī)定

    一、檔案庫房必須由專人負責管理，庫房及柜架鑰匙由專人保管。

    二、非本室工作人員未經(jīng)允許不得進入庫房。凡來訪人員，須經(jīng)領(lǐng)導批準，并由本室人員陪同，方可入庫。

    三、庫房管理人員必須做到人離門鎖，每天下班前進行一次全面檢查；節(jié)、假日要將庫門貼上封條。

    四、庫房管理人員必須按規(guī)定使用空調(diào)機、抽濕機及消防監(jiān)控、報警器等庫房設(shè)備、設(shè)施，并定期檢查，維護設(shè)備設(shè)施的完好。

    五、庫房管理人員要做好檔案防護工作，按時換放防蟲、防霉藥劑；聲像檔案庫嚴禁帶入磁性物體。

    六、庫房內(nèi)不得吸煙、喝水、存放食物。

    七、庫房管理人員必須按時做好庫內(nèi)溫濕度的測記、統(tǒng)計和調(diào)節(jié)、控制工作。每季度統(tǒng)計、分析一次。及時調(diào)節(jié)溫、濕度，將溫度控制在14－24℃±2℃，相對濕度控制在45－60％±5％。

    八、庫房內(nèi)要有檔案存放位置示意圖，柜架上要有檢索標記，調(diào)閱檔案須使用調(diào)卷卡，閱卷完畢后及時歸還原處。

    九、庫區(qū)必須保持整潔、安靜，不堆放雜物，不大聲喧嘩。進入庫區(qū)必須穿上工作服，換上拖鞋。每周打掃一次衛(wèi)生。